Первый запуск — пошаговая настройка

Время чтения: 1 мин. 70 просмотров

В данном разделе мы пошагово разберем все необходимые действия, которые вам стоит сделать при первом запуске CRM системы Evolutrix.

Обращаем Ваше внимание, что Вы всегда сможете прочитать документацию текущему разделу системы нажав кнопку в верхнем правом углу экрана (рядом с иконкой профиля пользователя) и в открывшемся меню нажав на

Выполнение всех описанных далее действий позволит вам сразу после запуска максимально эффективно использовать CRM Evolutrix.

1. Смена пароля главного администратора

После создания вашего индивидуального экземпляра системы наши специалисты создадут в ней учетную запись главного администратора. Пароль от этой учетной записи вы также получите от наших специалистов удобным вам способом.

Сразу после первого входа настоятельно рекомендуем вам сменить пароль учетной записи главного администратора. Это даст гарантию, что кроме вас никто не будет иметь доступ к этой учетной записи.

Для смены пароля нажмите на иконку учетной записи в правом верхнем углу экрана. Далее выберите Профиль > Изменить пароль.

Вы можете найти инструкцию по изменению пароля учетной записи в соответствующем разделе документации системы (нажмите для перехода к инструкции)

2. Создание учетных записей сотрудников

Для добавления сотрудника в систему в боковом меню системы у левого края экрана перейдите в раздел системы Сотрудники.

Вы можете найти инструкцию по созданию сотрудников (пользователей системы) в соответствующем разделе документации системы (нажмите для перехода к инструкции)

Мы не рекомендуем работу многих сотрудников из одной и той же учетной записи пользователя. Это ограничит возможности системы, т.к. вы потеряете следующий важный функционал:

Историю действий каждого из пользователей.
Статистика работы каждого из пользователей
Адресная привязка событий к конкретному пользователю
Адресное назначение задач каждому пользователю
Индивидуальное распределение прав доступа к разделам системы
Адресные уведомления\напоминания сотрудникам
И многое другое.

3. Распределение прав доступа к разделам системы между вашими сотрудниками.

CRM система Evolutrix имеет гибкую систему ролей и прав доступа ко всем разделам системы.

Для настройки прав доступа в боковом меню системы у левого края экрана перейдите в раздел Настройки > Роли.

Вы можете найти инструкцию по редактированию ролей в соответствующем разделе документации системы (нажмите для перехода к инструкции)

Правильное распределение ролей позволит вам исключить несанкционированный доступ сотрудников к информации, которая им не требуется для осуществления их трудовых обязанностей.

4. Подключение хранилища файлов

Чтобы иметь возможность загрузки файлов в систему и привязки их к клиентам, вам необходимо подключить диск хранилища, например свой Яндекс.Диск.

Для этого в боковом меню системы у левого края экрана перейдите в раздел Хранилище > Создать > Яндекс.Диск.

Вы можете найти инструкцию по настройке хранилища в соответствующем разделе документации системы (нажмите для перехода к инструкции)

5. Настройка Телеграм-бота для клиентов

Телеграм-бот это очень важный и эффективный инструмент коммуникации с вашими клиентами. Бот вам может дать:

Возможность общения с клиентами
Размещайте во всех ваших рекламных источниках ссылки на ваш телеграм бот и тогда вы будете получать не просто переходы, а контакт потенциальных клиентов с возможность переписки с ними.
Создайте полноценный каталог услуг с детальными описаниями и привязкой к вашему прайс-листу
Автоматическое взаимодействие с клиентами

Вы можете найти инструкцию по настройке телеграм-бота в соответствующем разделе документации системы (нажмите для перехода к инструкции)

6. Настройка Телеграм-бота для оповещения сотрудников

Благодаря телеграм-боту с оповещениями, ваши сотрудники смогут адресно и моментально получать уведомления на свое мобильное устройство обо всех событиях в системе — новых сообщениях в чат от клиентов, новых задачах, новых событиях и многом другом.

Вы можете найти инструкцию по настройке телеграм-бота для сотрудников в соответствующем разделе документации системы (нажмите для перехода к инструкции)

7. Настройка уведомлений системы

Вы можете настроить какие уведомления от системы и каким способом вы хотите получать.

Для этого нажмите на иконку учетной записи в правом верхнем углу экрана. Далее выберите Профиль > Настройка уведомлений.

Вы можете найти инструкцию по настройке уведомлений в соответствующем разделе документации системы (нажмите для перехода к инструкции)

8. Настройка типов и статусов сущностей

У многих сущностей есть типы и статусы, которые вы можете настроить согласно логике работы вашей компании.

Например у визита клиента в клинику могут быть разные типы (консультация, осмотр, перевязка и т.д.) и разные статусы (запланирован, ожидает в холе, услуга оказана, отменено и т.д.).

Настройка типов

Вы можете найти инструкцию по настройке типов в соответствующем разделе документации системы (нажмите для перехода к инструкции)

Настроенные типы каталога товаров и услуг вам будут необходимы для полноценной работы прайс-листов и коммерческих предложений.

Для настройки каталожных типов в боковом меню системы у левого края экрана перейдите в раздел Настройки > Типы > пролистайте вниз до соответствующих типов.

Приведем пример функционально удобных каталожных типов для сферы пластической хирургии:

Основные типы товара/услуги

Это глобальное разделение услуг. Например на хирургическую (операции, перевязки и т.д.) и вспомогательную части (анестезиология, палаты и т.д.). Это дает возможность, на тот или иной основной тип услуг, формирования отдельной статистики, изолированного расчета скидок на суммы всех услуг. Отдельного бухгалтерского учета

Совет: Не делайте здесь слишком много типов — этого глобальная типизация, а не узкая.

Пример: Хирургические услуги, Вспомогательные услуги

Каталожные типы товара/услуги

Каталожная типизация позволяет разделять ваши услуги на подкаталоги, например: операции по омоложению лица, груди и т.д. Это удобно для быстрого поиска услуг.

Совет: Делайте здесь максимально много типов, создавая узкую типизацию услуг. Это облегчит последующий поиск нужно услуги по каталогу.

Пример: Анестезиология, Эндоскопическое омоложение лица, Омоложение нижней трети лица и шеи, Блефаропластика, Маммопластика, Липосакция, Липофилинг, Компрессионное белье, Импланты и т.д.

Области применения товара/услуги

Данный тип используется в рамках накопительной системы скидок за комбинацию областей применения услуг. За каждую область применения в одном просчете цены услуг вы можете назначать суммируемые скидки.

Вы можете прочитать про данный вид суммируемых скидок в соответствующем разделе документации (нажмите для переходы).

Совет: Делайте не слишком узкую типизацию, иначе, если вы будете использовать данных вид накопительных скидок, назначение скидки будет слишком занчительным.

Пример: Эндоскопическое омоложение лица, Омоложение век, Омоложение нижней трети лица и шеи, Хейлопластика, Отопластика, Пластика груди, Липосакция или Липофилинг, Пластика живота, Пластика плеч, Пластика бедер и т.д.

Настройка статусов

Вы можете найти инструкцию по настройке статусов в соответствующем разделе документации системы (нажмите для перехода к инструкции)

Система имеет ряд преднастроенных статусов. Если Вам их мало, или они не соответствуют вашей логике работы — измените их.

Для этого в боковом меню системы у левого края экрана перейдите в раздел Настройки > Статусы > пролистайте вниз до нужных статусов.

9. Настройка меток

Метки позволяют вам в произвольной форме помечать любые сущности и в дальнейшем делать быстрые выборки помеченных элементов.

Представьте, что вы изучаете многостраничный каталог товаров. Если вас что-то заинтересует, чтобы в дальнейшем быстро найти нужную страницу, вы заложите ярлык-закладку. Метки — это и есть эти ярлыки-закладки, только для вашей базы данных.

Предположим, что у вас накопилась огромная база клиентов в 10 тыс строк. Внезапно вам потребовалось найти клиентов, которым была оказана конкретная услуга, например, блефаропластика. По памяти это сделать практически невозможно. А вот если в процессе работы вы помечали клиентов меткой Блефаропластика — это будет сделано в несколько кликов.

Вы можете найти инструкцию по настройке меток в соответствующем разделе документации системы (нажмите для перехода к инструкции)

10. Генерация документов и подача уведомления в РКН об обработке персональных данных клиентов

Существование бизнеса невозможно без сбора и хранения данных клиентов. При этом вы автоматически становитесь оператором персональных данных, это четко регламентировано законом 152-ФЗ Российской Федерации.

Работая с персональными данными клиентов, вы обязаны следовать нормам закона, в противном случае к вам могут быть применены штрафные санкции, которые существенно ужесточились с мая 2025 года.

Вы можете найти инструкцию по правильной работе с персональными данными клиентов в соответствующем разделе документации системы (нажмите для перехода к инструкции)

Уделите особое внимание этому разделу, т.к. он обязателен с точки зрения законодательства.

Тщательно изучите весь раздел документации посвященной обработке ПДн и выполните все его рекомендации.

11. Подключение каналов связи с клиентами

Вы можете подключить все используемые вами каналы связи. В таком случае, в какой бы мессенджер вам ни написал клиент — все его сообщения со всех источников придут в окно одного и тоже чата в системе Evolutrix.

Вы можете найти инструкцию по подключению каналов связи в соответствующем разделе документации системы (нажмите для перехода к инструкции)

Для интеграции со большинством мессенджеров мы используем сторонний сервис Wazzap. данный сервис взимает ежемесячную плату за каждый подключенный канал.

В связи с этим, каждый подключенный канал тарифицируется отдельно.

Вы можете ознакомиться с актуальными тарифами на нашем сайте.

12. Создание прайс-листов и наполнение их товарами\услугами

Создайте прайс-листы и заполните их вашими товарами\услугами.

Для этого в боковом меню системы у левого края экрана перейдите в раздел Коммерция > Товары и услуги.

Вы можете найти инструкцию по редактированию прайс-листов в соответствующем разделе документации системы (нажмите для перехода к инструкции)

12.1. Создание шаблонов коммерческих предложений

Эта настройка значительно упростит и ускорит работу ваших менеджеров при создании многосоставных коммерческих предложений (просчетов стоимости).

Например, в сфере пластической хирургии конечная стоимость услуги складывается из суммы многих составляющий: операция, палата, наркоз, перевязки, реабилитация, компрессионное белье и т.д.

Чтобы ваши менеджеры не были вынуждены каждый раз рутинно добавлять все эти позиции при составлении однотипных коммерческих предложений — вы можете создать шаблоны просчетов. Тогда можно будет в один клик создать просчет сразу со всеми добавленными в него услугами.

Вы можете найти инструкцию по редактированию шаблонов КП в соответствующем разделе документации системы (нажмите для перехода к инструкции)

12.2. Настройка акций и программы лояльности

Настройка акций позволит вам создать заранее заготовленные акционные программы для ваших клиентов. Вы или ваши менеджеры смогут их применять при выставлении коммерческих предложений для автоматического пересчета с учетом скидок.

Преднастроенные акции стандартизируют ваши скидочные программы, что повышает доверие ваших клиентов и исключает ошибки менеджеров.

Вы можете найти инструкцию по редактированию акций в соответствующем разделе документации системы (нажмите для перехода к инструкции)

Программа лояльности позволяет вашим клиентам накапливать бонусы, которые они смогут использовать для оплаты ваших услуг.

Вы можете найти инструкцию по работе с программой лояльности в соответствующем разделе документации системы (нажмите для перехода к инструкции)