Генерация документов для ПДн

Для того, чтобы сгенерировать итоговые документы, сформированные по шаблону, согласно вашим данным, перейдите в раздел системы Настройки > Обработка ПДн > Итоговые документы.

В данном разделе настроек вы сможете сгенерировать и распечатать документы, необходимые для законной обработки персональных данных ваших клиентов, согласно 152-ФЗ.

Часть документов, например, согласие на обработку ПДн, генерируются непосредственно в клиенте.

В данном разделе будет собраны все общие документы, доступные для генерации на основе ваших данных.

Раздел каждого документа может быть свернут. Это может быть удобно, если у вас есть много документов.

Для сворачивания\разворачивания документа нажмите на «стрелку» справа от названия документа.

Разберем подробнее доступные для генерации документы.

Политика обработки персональных данных

Политика обработки персональных данных — один из самых важных документов, описывающих ваши механизмы работы с ПДн.

Для того, чтобы сгенерировать политику обработки персональных данных перейдите в раздел системы Настройки > Обработка ПДн > Итоговые документы > Политика обработки ПДн. Если блок с документом свернут — нажмите на «стрелку» справа от названия документа для разворачивания блока.

Настройки генерации политики обработки ПДн.

В самом вверху раздела вы можете увидеть блок, описывающий генерацию документа на основе шаблона по вашим данным. Данный блок имеет следующие функциональные блоки:

1. Описание данных, которые используются для генерации документа. Вы можете нажать на любой из типов данных, что вызовет открытие дровера с возможностью моментального редактирования данных для генерации.
2. Кнопка для скачивания сгенерированного документа.
3. Настройка генерации документа. Здесь вы можете указать, какие данные вы хотите отображать в политике.

Для скачивания политики конфиденциальности нажмите кнопку «Скачать»

Система выведет сообщение о необходимости самостоятельной проверки документа перед его использованием.

Поставьте «галочку» о своем согласии с вышеуказанным и нажмите кнопку скачать.

После этого произойдет генерация документа и запустится его скачивание.

Политика конфиденциальности скачивается в формате документа Word (.docx).

Теперь вы можете использовать файл с политикой обработки персональных данных.

Настройки отображения политики обработки ПДн.

Если вас не устраивает автоматически генерируемый системой файл, вы можете заменить его своим.

Для этого включите переключатель в блоке «Загрузить свой документ», нажмите кнопку «Загрузить» и укажите файл на вашем устройстве, который вы хотите загрузить.

Для загружаемого файла имеются следующие ограничения:

• Формат файла PDF, то есть файл должен иметь расширение .pdf
• Размер файла — не более 5 мб

После успешной загрузки файла система отобразит его в блоке «Свой документ».

Возможные действия с загруженным файлом

• Для удаления загруженного файла нажмите «Удалить». При этом по публичной ссылке снова станет доступен файл, генерируемый автоматически системой.
• Для скачивания загруженного вами файла нажмите «Скачать»
• Для замены загруженного вами файла на иной нажмите «Загрузить другой документ». При этом загруженный ранее вами документ будет удален и по публичной ссылке станет доступен новый файл.

Настройка публичной ссылки для политики обработки ПДн

Публичная ссылка необходима для того, чтобы ваши клиенты имели возможность беспрепятственно ознакомиться с вашими механизмами работы с персональными данными.

Это требование законодательства.

Вы имеете несколько вариантов выбора источника отображения политики обработки ПДн.

• Отображение политики из системы Evolutrix.

Это может быть либо сгенерированный автоматически файл, либо файл, загруженный вами самостоятельно. См.настройки выше.

Для включения публичной ссылки на политику обработки ПДн из системы Эволютрикс включите соответствующую настройку.

• Отображение политики из стороннего источника.

Если вы хотите отображать политику с иного источника, а не из системы Эволютрикс — включите соответствующую настройку и укажите желаемую ссылку. В таком случае вы можете указать ссылку куда угодно, например, на свой собственный сайт или файл в облачном диске.

• Отключение публичного доступа к политике.

Если вы выключите публичную ссылку и не укажите свою ссылку — Эволютрикс не будет нигде отображать вашу политику

Приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных

Приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных по закону обязателен для юридических лиц, а также для физических лиц, в случае назначения ответственным третьего лица. То есть, если и оператор, и ответственный — одно и то же физическое лицо, то приказ о назначении ответственного не обязателен.

Несмотря на это, мы рекомендуем сгенерировать данный документ в любом случае, распечатать, подписать и хранить в бумажном виде для предъявления по требованию проверяющих организаций.

Для того, чтобы сгенерировать Приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных, перейдите в раздел системы Настройки > Обработка ПДн > Итоговые документы > Приказ о назначении ответственного за ПД. Если блок с документом свернут — нажмите на «стрелку» справа от названия документа для разворачивания блока.

Настройки генерации приказа о назначении ответственного за ПД.

В самом вверху блока вы можете увидеть блок, описывающий генерацию документа на основе шаблона по вашим данным. Данный блок имеет следующие функциональные блоки:

1. Описание данных, которые используются для генерации документа. Вы можете нажать на любой из типов данных, что вызовет открытие дровера с возможностью моментального редактирования данных для генерации.
2. Кнопка для скачивания сгенерированного документа.

Для скачивания политики конфиденциальности нажмите кнопку «Скачать»

Система выведет сообщение о необходимости самостоятельной проверки документа перед его использованием.

Поставьте «галочку» о своем согласии с вышеуказанным и нажмите кнопку скачать.

После этого произойдет генерация документа и запустится его скачивание.

Документ скачивается в формате документа Word (.docx).

Теперь вы можете использовать файл с приказом о назначении ответственного.

Поручения на обработку персональных данных

Поручение на обработку персональных данных обязательно к оформлению на каждого сотрудника (третье лицо), которому оператор ПДн (то есть, вы) поручает работу с данными его клиентов.

Мы рекомендуем сгенерировать нужное количество поручений, распечатать и подписать их с сотрудниками, занимающимися обработкой ПДн. Подписанные поручения хранятся в бумажном виде для предъявления по требованию проверяющих организаций.

Для того чтобы сгенерировать Поручение на обработку персональных данных перейдите в раздел системы Настройки > Обработка ПДн > Итоговые документы > Поручение (ФИО сотрудника). Если блок с документом свернут — нажмите на «стрелку» справа от названия документы для разворачивания блока.

Настройки генерации поручения на обработку ПДн.

В самом вверху блока вы можете увидеть блок, описывающий генерацию документа на основе шаблона по вашим данным. Данный блок имеет следующие функциональные блоки:

1. Описание данных, которые используются для генерации документа. Вы можете нажать на любой из типов данных, что вызовет открытие дровера с возможностью моментального редактирования данных для генерации.
2. Кнопка для скачивания сгенерированного документа.

Для скачивания политики конфиденциальности нажмите кнопку «Скачать»

Система выведет сообщение о необходимости самостоятельной проверки документа перед его использованием.

Поставьте «галочку» о своем согласии с вышеуказанным и нажмите кнопку скачать.

После этого произойдет генерация документа и запустится его скачивание.

Документ скачивается в формате документа Word (.docx).

Кроме поручения в данном блоке вы можете сгенерировать и скачать:

• Согласие сотрудника на обработку ПДн.

Сохраняя данные сотрудника в своей системе вы становитесь оператором его ПДн, на что он должен дать свое согласе.

• Согласия сотрудника на распространение ПДн

Этот документ не обязателен, однако мы рекомендуем его оформлять, для исключения возможных споров.

Данный документ может потребоваться, например, для законного размещения контактов и имени вашего помощника в ваших социальных сетях.

Теперь вы можете использовать файл с поручением на обработку ПДн.

Согласие на обработку персональных данных

Согласие на обработку персональных данных — один из самых важных документов, на основании которого ваш клиент дает вам согласие на работу с его персональными данными, согласно вашей политике обработки персональных данных.

Данный документ должен быть подписан каждым вашим клиентом. Подписанное согласие хранится в бумажном виде для предъявления по требованию проверяющих организаций.

Подписание документа клиентом происходит разово и действует постоянно.

Необходимость повторного подписания согласия может возникнуть в случае изменения вашей политики обработки персональных данных или же при потере документа, подтверждающего факт согласия.

Действие согласия может быть прекращено по факту требования субъекта персональных данных (клиента).

Для генерации бланка согласия на обработку персональных данных перейдите в нужного Клиента.

Для полноценной генерации согласия системе необходимы данные паспорта и адреса клиента, которые необходимо ввести в блоке «Личные документы» на странице клиента.

Также необходимо указать данные оператора ПДн, по данной инструкции (нажмите для перехода)

Для скачивания бланка согласия на странице клиента найдите блок Согласие на обработку ПДн.

Нажмите «Скачать бланк».

Далее выберите, какой бланк согласия вам необходим.

Если вы обрабатываете специальные категории ПДн, связанные с медициной (диагнозы, планы лечение, истории болезни и т.д.) — выбирайте Медицинский тип бланка.

Нажмите кнопку «Скачать»

Система сгенерирует файл согласия на обработку персональных данных на основе данных клиента и ваших данных, как оператора ПДн.

Документ скачивается в формате документа Word (.docx).

Теперь вы можете использовать файл с поручением на обработку ПДн.

Распечатайте согласие для подписания клиентом. Подписанное согласие хранится в бумажном виде для предъявления по требованию проверяющих организаций.

Мы также рекомендуем отсканировать подписанное согласие и загрузить его в Хранилище клиента.

После подписания клиентом согласия, в блоке согласия нажмите на карандаш для редактирования данных.

Установите «галочку» у поля «Получено» , нажмите «Сохранить» .