Автоматические подтверждения записей

Настройка Автоматических подтверждений записей находится в разделе Настройки — Коммуникации — Подтверждение записей.

Данный функционал автоматизирует процесс подтверждения предстоящих визитов клиентов.

Система отправляет клиенту в чат сообщение с вопросом об актуальности записи за заданный вами промежуток времени до её начала (например, за 1 час, за 2 дня и т.д.).

Если клиент отвечает утвердительно (например, «да», «подтверждаю», «+»), запись считается активной.

В случае отрицательного ответа (например, «нет», «не приду», «отмените») сценарий может автоматически изменить статус календарного события (например, на «Отменено») и/или создать задачу сотруднику (например, для выполнения уточняющего звонка).

Автоматизация подтверждения записей помогает своевременно освобождать слоты в расписании и повышает эффективность работы компании.

Общие настройки

В блоке «Каналы связи для отправки сообщений-подтверждений» выводится список подключенных каналов связи в порядке уменьшения приоритета.

Вы можете изменить приоритет каналов связи, перетащив их выше или ниже относительно друг друга, с помощью кнопки слева:

Для возможности отправки сообщений-подтверждений канал связи должен быть активирован (включен):

В блоке «Время до отправки подтверждения в следующий канал» задайте интервал времени для ожидания ответа от клиента. Если в течение заданного интервала ответ не будет получен, то система отправит сообщение-подтверждение в следующий по списку канал связи:

При отмене записи клиентом, можно задать автоматическую смену статуса календарного события. Для этого укажите статус и проверьте, что функция активирована (включена):

Так же при отмене записи клиентом, можно выполнить автоматическое создание задачи. Для этого заполните форму создания задачи и проверьте, что функция активирована (включена):

Создание автоматического подтверждения записи

Для создания автоматического подтверждения нужно нажать на кнопку «+ Новое подтверждение»:

Заполните форму создания подтверждения:

Примечание — введите краткое описание подтверждения.

Типы событий — укажите типы событий, для которых будет срабатывать подтверждение.

Статусы событий — укажите статусы событий, для которых будет срабатывать подтверждение.

Метки событий — укажите метки событий, для которых будет срабатывать данное подтверждение.

Исключенные метки — укажите метки событий, которые необходимо исключить.

За какое время перед событием отправлять сообщение-подтверждение — укажите интервал до начала события, за который будет отправлено сообщение-подтверждение.

Сообщение-подтверждение — укажите текст сообщения, который будет отправлен клиенту для запроса подтверждения записи.

Сообщение при подтверждении записи — укажите текст сообщения, который будет отправлен клиенту, если он подтвердит запись. Для подтверждения клиент должен ответить одним сообщением, содержащим текст (без кавычек): ‘да’, ‘буду’, ‘подтверждаю’, ‘1’, ‘+’.

Сообщение при отмене записи — укажите текст сообщения, который будет отправлен клиенту, если он отменил запись. Для отмены клиент должен ответить одним сообщением, содержащим текст (без кавычек): ‘нет’, ‘не приду’, ‘отмените’, ‘не буду’, ‘0’, ‘-‘.

Для персонализации автоматических сообщений вы можете использовать теги. Это специальные метки в фигурных скобках {…}, которые система автоматически заменит на реальные данные клиента или события при отправке:

Это позволяет создавать шаблоны сообщений один раз, и они будут корректно работать для всех клиентов.

Актуально для версии системы: v.1.6.2