Автоматизация

Раздел «Автоматизация» позволяет создавать и управлять сценариями, которые автоматически выполняют рутинные действия в CRM. Это экономит время, уменьшает количество человеческих ошибок и обеспечивает стандартизацию процессов клиники.

При входе в раздел вы увидите интерфейс, состоящий из четырех основных элементов:

1. Панель управления: содержит кнопку создания нового сценария, кнопку открытия документации и строку поиска.
2. Блок фильтров: позволяет отфильтровать список сценариев по типу триггера.
3. Основная область: список всех созданных сценариев в виде карточек.
4. Элементы управления сценарием: у каждой карточки имеется кнопка для открытия, редактирования или удаления сценария.

Что такое сценарий?

Перед созданием первого сценария важно понять его структуру. Каждый сценарий — это правило типа «ЕСЛИ → И → ТО».

1. Триггер (ЕСЛИ…): Это событие, которое запускает проверку сценария. Например: «создано новое обращение».
2. Условия (И…): Это дополнительные проверки, которые должны выполниться после срабатывания триггера. Например: «…И если у обращения тип «Консультация» …И если у обращения статус «Подтверждено»».
3. Действия (ТО…): Это то, что система сделает автоматически, если триггер сработал и все условия выполнены. Например: «…ТО создать задачу для врача «Подготовиться к консультации»».

Создание нового сценария

После нажатия кнопки — «Создать сценарий» открывается окно создания нового сценария. Это первый шаг, на котором задаются его основные параметры.

Поле: «Выберите триггер для запуска сценария».
Здесь вы определяете — событие в CRM, при наступлении которого система начнёт проверку этого сценария.

Поле: «Название».
Понятное и уникальное название сценария, по которому вы и ваши коллеги сможете быстро идентифицировать его правило в общем списке.

Поле: «Описание».
Поле для подробного пояснения логики работы сценария. Помогает понять его назначение без детального изучения всех условий и действий, особенно новым сотрудникам или спустя длительное время.

Настройка сценария

Сценарий настраивается в окне редактирования сценария. Для открытия окна редактирования сценария нажмите на кнопку «Редактировать» в заголовке сценария, либо на блок «Проверка условий сценария»

Редактирование возможно только для ранее созданных сценариев. Создание сценария описано в соответствующем разделе настоящей документации (нажмите для перехода).

Блок «Задержка выполнения» позволяет запускать сценарий не в момент наступления события-триггера, а с задержкой или заранее.

«После события»: Сценарий начнёт проверку условий и выполнит действия — спустя указанный промежуток времени- после срабатывания триггера.

«До события»: Сценарий сработает — за указанный промежуток времени до начала события.

Чекбокс «Выполнять сценарий моментально»: Если этот чекбокс отмечен, сценарий запускается немедленно в момент наступления события-триггера.

Переключатель «Активировать сценарий»: Включает или выключает весь сценарий. Если переключатель выключен, то сценарий выполняться не будет.

Условия

В данном блоке создаются условия, необходимые для выполнения сценария.

Условия могут проверяться по следующим параметрам:

• В статусе: выполняется проверка на то, что событие триггера имеет заданные статусы;
• Имеет тип: выполняется проверка на то, что событие триггера имеет заданные типы;
• Имеет метку: выполняется проверка на то, что событие триггера имеет заданные метки;
• Есть календарное событие: выполняется проверка на то, что имеется календарное событие с заданными типами и статусами;
• Нет календарного события: выполняется проверка на то, что календарное событие с заданными типами и статусами отсутствует.

Имеется два режима проверки условий: «И» и «ИЛИ».

В режиме «И» для выполнения сценария должны быть выполнены все заданные условия.

В режиме «ИЛИ» для выполнения сценария должно быть выполнено любое из заданных условий.

Действия

Заданные действия будут выполнены после успешного выполнения условий.

Доступно создание следующих действий:

• Создание календарного события;
• Создание задачи;
• Отправка сообщения в чат.

Пример создания сценария

Возьмем для примера медицинскую клинику.
Нужно автоматизировать процесс создания задачи для сотрудника на выполнение прогревочного звонка через 2 дня, после отмены визита клиентом.

Считаем, что при звонке клиента в call-центр для записи на прием, в клинике принято создавать календарное событие со статусом «Запланировано» и типом «Консультация первичная».

Исходя из этого процесс создания сценария будет следующим:

1. Создаём сценарий с триггером «Изменение календарного события».

2. Заходим в редактирование сценария.

3. Выбираем тип задержки «После события», задаём задержку 2 дня и проверяем, что сценарий активирован.

4. Теперь создаём следующие условия:

• Статус изменился с «Запланировано» на «Отменено» (клиент отменил визит);
• Запланированное событие имело тип «Консультация первичная»;
• В календаре больше нет события со статусом «Запланирован» и типом «Консультация первичная».

5. Нам нужно, чтобы выполнились все заданные условия, поэтому проверяем, что установлен режим проверки условий «И».

6. Создаём действие на создание задачи для сотрудника на выполнение прогревочного звонка (заполните все необходимые поля формы).